Réassort et stock : seuil d’alerte, fréquence, coût du stock dormant

Votre réserve se remplit au jugé. Une commande part le jour où l'étagère paraît basse, une autre dans l'urgence d'un mardi matin, avec une cliente déjà installée et plus un seul drap propre. Quatre calculs suffisent à sortir de ce régime. Vous les posez une fois par référence, sur un coin de tableur, et le bon de commande se remplit presque tout seul.

Chaque référence a un niveau sous lequel vous commandez sans vous poser de question. Ce niveau tient sur une ligne.

Seuil d'alerte
consommation d'une semaine × délai de livraison en semaines + marge de sécurité

Votre consommation hebdomadaire, vous l'avez déjà sous les yeux. Reprenez l'agenda d'une semaine sans relief et comptez ce qui est sorti de la réserve : draps, gants, spatules, bandes, unidoses. Comptez dans l'unité que vous commandez, rouleau ou boîte ou sachet, sinon vous convertissez deux fois à chaque réassort et l'erreur revient. De tête, vous arrondirez toujours du mauvais côté.

Le délai vient d'en face : le temps entre la commande validée et le carton ouvert en réserve est de 24 à 48h. Cette information se demande une fois et sert toute l'année.

La marge, personne ne la fixe à votre place. Elle absorbe la livraison qui glisse de deux jours, la semaine où l'agenda déborde, le carton abîmé écarté dès la réception. Une demi-semaine de consommation sur les références que vous savez dépanner, une semaine pleine sur celles qui arrêtent la cabine.

Douze rouleaux de draps par semaine, livraison annoncée à cinq jours, une demi-semaine de marge :
12 × 0,7 + 6 = 15 rouleaux.

Sous quinze, vous commandez, sans retourner vérifier l'étagère.
Chiffres d'exemple, à remplacer par vos relevés.

Le calendrier n'a rien à faire dans cette décision. Une référence rejoint le bon de commande en passant sous son seuil, pas le premier mardi du mois.

Quantité à commander
consommation d'une semaine × (semaines de couverture visées + délai en semaines) − stock restant

Les semaines de couverture, vous les choisissez produit par produit. Une référence sèche qui tourne vite supporte une couverture longue sans risque. Un soin daté, une crème ouverte en cabine, un carton encombrant : vous restez court, quitte à recommander plus tôt.

Le franco de port tire dans l'autre sens, vous le savez déjà. Au-dessous d'un certain montant, la livraison se paie. Compléter le panier jusque-là se défend, à une condition : n'y mettre que des références à rotation rapide, sans date courte. Une ligne dormante ajoutée pour économiser des frais de port vous gèle de la trésorerie pendant des mois.

Votre logiciel de caisse tient probablement un point de commande par article. Le seuil calculé se saisit une fois, l'alerte remonte toute seule, et vous n'avez plus de relevé à faire le vendredi soir en fermant.

Reprenez ces seuils deux fois dans l'année, aux bascules de saison. Décembre remplit l'agenda, une partie de l'été le vide, et la réserve suit le même mouvement. Un seuil calé en novembre ne vaut plus grand-chose au 15 août.

Un produit acheté et jamais sorti du carton vous a déjà coûté, avant même d'avoir servi une seule cliente. Deux calculs le chiffrent.

Couverture actuelle, en semaines
stock en réserve ÷ consommation d'une semaine

Au-delà du plafond que vous vous fixez, la référence dort. Sortez-la de la prochaine commande et laissez le stock existant s'écouler.

Valeur immobilisée
quantité en réserve × prix d'achat HT, additionné sur les références qui dorment

Faites l'addition une fois, en fin de trimestre, carton par carton. Le total surprend la première fois.

Pendant l'attente, la date de péremption approche. Le règlement cosmétique (CE) n° 1223/2009 impose la date de durabilité minimale ou le symbole de période après ouverture sur l'étiquette : notez-la à la réception, pas le jour où vous ouvrez le pot.

Un geste règle la moitié du problème. Le carton reçu ce matin passe derrière celui déjà entamé, jamais devant. Le stock s'écoule dans l'ordre des dates et le grand tri de décembre ne vous réserve plus de bidon périmé au fond de l'étagère.

Toutes les ruptures ne se valent pas. Sans drap propre, sans gants, sans spatule, la cliente ne monte pas sur la table et le rendez-vous se reporte. Une teinte de vernis manquante ou un parfum de gamme en attente de livraison se dépannent dans la journée sans que personne s'en aperçoive.

Triez vos références en deux colonnes avant de fixer la moindre marge. D'un côté celles qui portent la prestation, de l'autre celles qui se remplacent le temps d'un réassortLe réflexe avant de valider une commande. La marge haute va aux premières. Un rouleau de draps pèse trois fois rien sur le bon de commande, son absence un mardi matin vous coûte une prestation entière, parfois deux dans la même journée.

Le réflexe avant de valider une commande

Ces lignes-là reviennent sur chaque commande, mois après mois. Avant de relancer la même quantité au tarif du mois dernier, passez-les au crible des bonnes affaires du catalogue. Une remise décrochée sur un consommable quotidien se récupère séance après séance, sans rien changer à votre protocole.